Artificial Intelligence atau AI dan automation menjadi dua istilah yang semakin sering digunakan dalam dunia bisnis. Keduanya menjanjikan proses kerja yang lebih cepat, efisien, dan mampu mengurangi pekerjaan manual.
Karena sering digunakan bersamaan, tidak sedikit perusahaan yang menganggap AI dan automation merupakan teknologi yang sama.
Padahal, keduanya memiliki fungsi yang berbeda.
Automation pada dasarnya digunakan untuk menjalankan pekerjaan secara otomatis berdasarkan aturan atau workflow tertentu. Sementara AI digunakan ketika sistem perlu memproses informasi, mengenali pola, memahami konteks tertentu, atau menghasilkan respons berdasarkan data yang diberikan.
Memahami perbedaan AI dan automation penting sebelum perusahaan menentukan teknologi yang akan digunakan. Tidak semua masalah bisnis membutuhkan AI. Dalam beberapa kasus, automation sederhana justru sudah menjadi solusi yang lebih efektif.
Apa Itu Automation?
Automation adalah penggunaan sistem untuk menjalankan pekerjaan secara otomatis berdasarkan aturan, kondisi, atau alur yang sudah ditentukan.
Konsepnya dapat digambarkan dengan pola sederhana:
Jika A terjadi → lakukan B.
Misalnya, sebuah perusahaan memiliki proses penjualan.
Ketika quotation disetujui customer, sistem dapat mengubah status transaksi, membuat permintaan invoice, memberikan notifikasi kepada admin, dan meneruskan informasi kepada bagian operasional.
Seluruh proses tersebut dapat berjalan berdasarkan aturan yang sudah ditentukan tanpa membutuhkan AI.
Contoh lain adalah reminder pembayaran.
Jika invoice belum dibayar dan tanggal jatuh tempo semakin dekat, sistem dapat memberikan notifikasi kepada admin.
Automation sangat efektif untuk pekerjaan yang memiliki pola jelas, dilakukan berulang kali, dan dapat diterjemahkan menjadi aturan tertentu.
Apa Itu Artificial Intelligence?
Artificial Intelligence atau AI memiliki kemampuan yang berbeda.
AI digunakan untuk menangani pekerjaan yang tidak selalu dapat dijelaskan menggunakan aturan sederhana.
Sistem AI dapat digunakan untuk memahami bahasa, menganalisis informasi, mengklasifikasikan data, mengenali pola, membuat prediksi tertentu, atau menghasilkan konten berdasarkan input yang diberikan.
Contoh yang mudah ditemukan adalah AI customer service.
Customer tidak selalu menanyakan sesuatu menggunakan kalimat yang sama.
Satu orang mungkin bertanya:
“Berapa harga layanan ini?”
Customer lain bisa mengatakan:
“Kalau perusahaan saya mau pakai, biayanya berapa?”
Meskipun kalimatnya berbeda, keduanya memiliki maksud yang hampir sama.
Sistem AI yang dirancang dengan tepat dapat membantu memahami konteks pertanyaan tersebut dan memberikan respons berdasarkan informasi yang tersedia.
Kemampuan menangani variasi seperti inilah yang membedakan AI dari automation berbasis aturan sederhana.
Apa Perbedaan AI dan Automation?
Cara paling mudah memahami perbedaan AI dan automation adalah melihat bagaimana sebuah sistem mengambil tindakan.
Automation bekerja berdasarkan workflow dan aturan yang sudah ditentukan.
AI digunakan untuk memproses informasi ketika input atau situasinya memiliki lebih banyak variasi.
Bayangkan sebuah perusahaan menerima email dari customer.
Automation biasa dapat menjalankan aturan seperti:
“Jika invoice melewati jatuh tempo, kirim reminder.”
Aturan tersebut jelas dan mudah diterapkan.
Namun, bagaimana jika perusahaan ingin membaca ratusan email customer dan menentukan apakah masing-masing email berisi keluhan, pertanyaan produk, permintaan quotation, atau permintaan bantuan teknis?
Di sinilah AI dapat berperan.
AI dapat membantu menganalisis isi pesan dan mengelompokkannya berdasarkan konteks.
Setelah AI menentukan kategorinya, automation kemudian dapat meneruskan pesan tersebut ke departemen yang sesuai.
Jadi, AI dan automation bukan teknologi yang harus dipertentangkan. Dalam banyak kasus, keduanya justru saling melengkapi.
Kapan Bisnis Cukup Menggunakan Automation?
Tidak semua proses membutuhkan AI.
Jika pekerjaan memiliki aturan yang jelas dan hasilnya dapat diprediksi berdasarkan kondisi tertentu, automation biasa sering kali sudah cukup.
Contohnya adalah pembuatan nomor invoice otomatis, reminder pembayaran, pembaruan status transaksi, pengurangan stok setelah penjualan, workflow approval, notifikasi stok minimum, dan pembuatan laporan dari data yang sudah terstruktur.
Misalnya, perusahaan ingin stok barang otomatis berkurang setiap kali transaksi selesai.
Tidak diperlukan AI untuk melakukan hal tersebut.
Sistem hanya membutuhkan aturan:
Transaksi selesai → kurangi stok sesuai jumlah barang terjual.
Menggunakan AI untuk pekerjaan seperti ini justru dapat membuat sistem lebih kompleks daripada yang diperlukan.
Karena itu, pemilihan teknologi sebaiknya dimulai dari masalah bisnis, bukan dari keinginan menggunakan teknologi tertentu.
Kapan Bisnis Membutuhkan AI?
AI mulai relevan ketika pekerjaan melibatkan informasi yang memiliki banyak variasi atau membutuhkan pemrosesan yang lebih fleksibel.
Customer service merupakan salah satu contohnya.
Customer dapat mengajukan pertanyaan dengan berbagai cara. Jika perusahaan hanya menggunakan automation berbasis keyword yang sangat kaku, sistem mungkin kesulitan menangani variasi bahasa.
AI dapat membantu memahami pertanyaan dan mencari informasi yang relevan untuk menyusun jawaban.
Contoh lainnya adalah pemrosesan dokumen.
Dokumen dari supplier atau customer tidak selalu memiliki format yang sama. AI dapat membantu mengekstrak atau mengelompokkan informasi sebelum data diteruskan ke proses berikutnya.
Namun, penggunaan AI tetap membutuhkan batasan, data yang sesuai, serta mekanisme pengecekan pada proses yang berisiko tinggi.
Ketika AI dan Automation Digabungkan
Penerapan yang menarik terjadi ketika AI dan automation digunakan dalam satu workflow.
Misalnya perusahaan menerima lead melalui website.
Data customer otomatis masuk ke sistem.
Customer kemudian mengirimkan pertanyaan. AI membantu memahami kebutuhan customer dan mengelompokkan jenis permintaan.
Jika customer menunjukkan ketertarikan terhadap layanan tertentu, automation dapat membuat lead baru dan memberikan notifikasi kepada sales.
Sales kemudian mengirim quotation.
Apabila quotation belum mendapatkan respons setelah tiga hari, automation membuat reminder follow-up.
Dalam skenario tersebut, AI membantu menangani informasi yang membutuhkan pemahaman konteks, sementara automation memastikan proses bisnis berjalan sesuai workflow.
Kombinasi keduanya dapat menciptakan sistem yang jauh lebih berguna dibandingkan menerapkan AI hanya sebagai fitur tambahan.
Contoh AI dan Automation dalam Operasional Bisnis
Penerapannya dapat ditemukan di berbagai departemen.
Pada customer service, AI dapat membantu memahami pertanyaan sementara automation meneruskan kasus tertentu kepada staff.
Pada sales, automation dapat mengatur reminder follow-up, sedangkan AI dapat membantu merangkum histori komunikasi customer.
Pada administrasi, automation dapat membuat invoice berdasarkan transaksi, sementara AI dapat membantu membaca informasi dari dokumen yang formatnya bervariasi.
Pada inventory, automation dapat memperbarui stok setelah transaksi. Jika perusahaan memiliki kebutuhan analisis yang lebih kompleks, AI dapat digunakan sebagai bagian dari sistem analitik untuk membantu menemukan pola tertentu dari data.
Kuncinya adalah menentukan teknologi berdasarkan pekerjaan yang ingin diselesaikan.
Kesalahan Bisnis Saat Mulai Menggunakan AI
Salah satu kesalahan yang cukup umum adalah memulai dari pertanyaan:
“AI apa yang harus kami gunakan?”
Pertanyaan yang lebih tepat adalah:
“Masalah operasional apa yang ingin kami selesaikan?”
Misalnya sebuah perusahaan memiliki masalah karena invoice sering terlambat dibuat.
Solusinya mungkin bukan AI.
Integrasi antara transaksi dan sistem invoice dengan automation sederhana mungkin sudah menyelesaikan masalah tersebut.
Sebaliknya, jika perusahaan menerima ratusan pertanyaan customer dengan bahasa yang sangat beragam, AI mungkin memberikan manfaat lebih besar.
Teknologi seharusnya mengikuti kebutuhan bisnis, bukan sebaliknya.
Bagaimana Menentukan Teknologi yang Tepat?
Mulailah dengan memetakan workflow yang sekarang digunakan.
Identifikasi pekerjaan yang dilakukan berulang kali, informasi yang harus dipindahkan secara manual, proses yang sering terlambat, dan aktivitas yang membutuhkan banyak waktu.
Kemudian kelompokkan masalah tersebut.
Jika proses memiliki aturan yang jelas, pertimbangkan automation.
Jika pekerjaan membutuhkan pemrosesan informasi yang lebih fleksibel, AI dapat dipertimbangkan.
Jika sebuah proses membutuhkan keduanya, bangun workflow yang menggabungkan AI dengan automation.
INFINIA membantu perusahaan menganalisis proses operasional dan mengembangkan AI dan automation bisnis berdasarkan kebutuhan nyata perusahaan, mulai dari workflow automation, sistem administrasi, customer service, hingga pengembangan sistem bisnis yang lebih terintegrasi.
Pendekatan ini membantu bisnis menghindari penggunaan teknologi hanya karena sedang menjadi tren.
Kesimpulan
AI dan automation memiliki tujuan yang saling berkaitan, tetapi cara kerjanya berbeda.
Automation sangat efektif untuk pekerjaan yang memiliki aturan jelas dan dilakukan secara berulang. AI lebih relevan ketika sistem perlu menangani informasi yang memiliki banyak variasi, memahami konteks, atau melakukan analisis tertentu.
Karena itu, memahami perbedaan AI dan automation membantu perusahaan memilih teknologi secara lebih tepat.
Bisnis tidak selalu membutuhkan AI untuk menjadi lebih efisien. Dalam beberapa kasus, automation sederhana sudah dapat menghemat banyak pekerjaan manual.
Sebaliknya, pada proses tertentu, AI dapat memberikan kemampuan yang sulit dicapai hanya dengan aturan tradisional.
Ketika keduanya digunakan pada tempat yang tepat, AI dan automation dapat membentuk sistem operasional yang lebih cepat, terstruktur, dan scalable.
Tujuan akhirnya bukan membuat bisnis menggunakan teknologi sebanyak mungkin, melainkan menggunakan teknologi yang tepat untuk menyelesaikan masalah yang tepat.
Punya proses yang ingin dibuat lebih sederhana?
Ceritakan workflow atau kendalanya. Infinia AI dapat memberi gambaran awal, lalu tim kami membantu membahas implementasinya.